In vielen Büros läuft gerade ein stiller Parallelbetrieb: Eine Mitarbeiterin fasst Kundenmails in ChatGPT zusammen, um schneller zu antworten. Ein Kollege lässt sich Offerten formulieren. Jemand gibt Protokolle ein, damit er sie nicht mehr selbst abtippen muss. Alle meinen es gut, niemand hat gefragt, und niemand weiss genau, wohin die Daten dabei fliessen.

Das nennt man Schatten-KI: Mitarbeitende nutzen KI-Tools ausserhalb des betrieblichen Rahmens, an der IT und an den Regeln vorbei. Nicht aus böser Absicht, sondern aus Zeitdruck und weil es keine freigegebene Alternative gibt.

Wie verbreitet ist das?

Laut mehreren internationalen Erhebungen nutzt ein erheblicher Teil der Beschäftigten KI-Tools ohne offizielle Freigabe, in der Grössenordnung von rund zwei Dritteln bis gegen drei Viertel. Diese Zahlen variieren je nach Studie und Land und sind nicht alle bis zur Primärquelle nachprüfbar, geben aber eine realistische Grössenordnung wieder.

Besonders aufschlussreich ist die Governance-Lücke. Die Optro-Studie «Human Behavior: The AI Risk Surface GRC Can’t Ignore» (über 800 befragte Fachleute, redaktionell aufgearbeitet von itwelt.at im Juni 2026) zeigt: Nur 34 Prozent der Organisationen führen überhaupt ein formales Inventar ihrer KI-Anwendungen. Nur 18 Prozent blockieren nicht autorisierte Dienste automatisch. Und 56 Prozent nutzen KI, die in anderen Tools eingebettet ist, ohne dass Mitarbeitende das als KI-Nutzung wahrnehmen.

Das Bild ist also weniger «alle schummeln» als vielmehr: Die meisten Betriebe haben noch keine Regeln. Und wo keine Regel ist, entstehen Trampelpfade.

Was das für den Datenschutz in der Schweiz heisst

In der Schweiz gilt seit dem 1. September 2023 das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Es ist technologieneutral formuliert und gilt damit auch für KI-gestützte Datenbearbeitungen. Die Grundhaltung des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ist klar: Generative KI ist keine rechtsfreie Zone, die bestehenden Datenschutzpflichten gelten unverändert.

Praktisch bedeutet das für Betriebe: In die Gratis- oder Consumer-Varianten öffentlicher KI-Tools gehören keine identifizierbaren Personendaten. Also keine Kundennamen, keine Dossiers, keine Gesundheits- oder Finanzdaten. Das gilt für ChatGPT Free, aber auch für viele KI-Funktionen, die still in anderen Apps und Tools stecken.

Das ist keine Drohung. Es ist der aktuelle Rechtsrahmen, innerhalb dessen alle Schweizer Betriebe arbeiten, und er lässt sich mit ein paar einfachen Massnahmen einhalten.

Vier Schritte, die wirklich helfen

1. Ein Tool offiziell freigeben. Wähle eine Business- oder Team-Variante eines KI-Tools, die Geschäftsdaten nicht zum Modell-Training nutzt. Die grossen Anbieter (OpenAI, Google, Microsoft) bieten das zu überschaubaren monatlichen Kosten. Ein klar freigegebenes Werkzeug reduziert den Anreiz, private Konten zu nutzen.

2. Eine kurze Regel aufschreiben. Nicht ein 20-seitiges Regelwerk, sondern ein halbes A4: Welche Daten gehören nie in ein KI-Tool (Kundennamen, Sozialversicherungsnummern, Gesundheitsdaten, Passwörter)? Welche Tools sind freigegeben? Das reicht.

3. Einen Ansprechpartner benennen. Wenn jemand ein neues KI-Tool nützlich findet, soll er es kurz melden können, ohne Angst vor Ärger. So behältst du die Übersicht, und die Leute müssen nicht im Stillen ausprobieren.

4. Einmal zeigen, wie es geht. Eine kurze Schulung von 30 bis 60 Minuten, die zeigt, wie das freigegebene Tool sinnvoll eingesetzt wird und welche Daten nicht hineingehören, wirkt besser als jede Verbotsmail.

Schatten-KI ist wie ein Trampelpfad

Ein Trampelpfad entsteht, weil der offizielle Weg fehlt oder zu umständlich ist. Verbotsschilder auf dem Trampelpfad helfen wenig. Ein guter, befestigter Weg schon. Genau so ist es mit KI im Betrieb: Wo es eine einfache, offizielle Option gibt, verschwindet der Umweg meistens von selbst.

Eine ehrliche Einschätzung

KI-BEO empfiehlt nicht, KI zu verbieten. Und auch nicht, sofort teure Überwachungssoftware einzukaufen. Die wirksamsten Schritte sind organisatorischer Natur und in den meisten Betrieben günstig umzusetzen: ein freigegebenes Tool, eine kurze Regel, ein Ansprechpartner, eine kurze Schulung.

Erst wenn ein Betrieb viele besonders schützenswerte Daten bearbeitet, zum Beispiel eine Arztpraxis, ein Pflegedienst oder ein Treuhänder mit umfangreichen Kundendossiers, lohnt sich ein genauerer Blick auf Datenverarbeitungsvereinbarungen und technische Absicherung.

Was kannst du heute tun?

Wenn du wissen möchtest, wie KI in deinem Betrieb bereits genutzt wird und wie eine einfache, saubere Regel dafür aussieht: Ein Gespräch von zwanzig Minuten reicht oft, um Klarheit zu schaffen.

ki-beo.ch

Quellen: itwelt.at (Johann Scheuerer, 12.06.2026) zur Optro-Studie «Human Behavior: The AI Risk Surface GRC Can’t Ignore»; Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) via fedlex.admin.ch; EDÖB via edoeb.admin.ch.